홍영섭 님에게 전달된 「회원 가입 불허 사유서」를 보았습니다.

이 문서에는 2024년 3월 1일 이사회에서 이사 6명 전원의 반대로 가입이 불허되었다고 적혀 있으며, 하단에는 2024년 4월 3일 날짜와 ‘한인회장 김재경’이라는 이름이 기재되어 있습니다.

그러나 첨부된 문서에는 회장이나 작성·확인 책임자의 서명, 직인은 보이지 않습니다. 참석 이사들의 이름은 나열되어 있지만, 문서의 내용을 누가 작성하고 승인했는지 확인하는 표시는 없습니다.

한 사람의 회원 자격에 관한 중요한 결정입니다. 수신인이 이 문서가 한인회의 공식적인 의사와 실제 이사회 의결을 정확히 반영한 것인지 확인할 수 있도록 설명해야 하지 않겠습니까?

한인회 관계자 여러분께 묻습니다.

1. 한인회가 공식적으로 발행한 문서입니까?

이 통지서는 한인회의 승인을 받아 작성·발송된 공식 문서입니까? 작성자와 승인자는 누구이며, 어떤 절차로 발송되었습니까?

2. 가입 불허 결정의 회의록과 의결 기록이 있습니까?

문서에는 이사 6명 전원이 가입에 반대했다고 적혀 있습니다. 실제로 어떤 안건과 근거로 심의하고 의결했는지 확인할 수 있는 회의록과 결의 기록을 제시해 주십시오.

개인정보 등 공개하기 어려운 부분이 있다면 이를 가린 관련 부분의 사본이나, 권한 있는 담당자가 확인한 의결 내용을 제시해 주시기 바랍니다.

3. 이름이 기재된 이사들은 내용을 확인하십니까?

참석자로 기재된 이사들은 이 통지서가 실제 회의 내용과 본인의 의사를 정확히 반영하고 있음을 확인하십니까?

4. ‘한인회 명예를 훼손하였다’는 판단의 근거는 무엇입니까?

통지서는 홍영섭 님이 명예훼손으로 소송을 당한 상태라는 점과 함께, 한인회의 명예를 훼손하였다는 내용을 가입 불허 사유로 적고 있습니다.

소송이 제기되었다는 사실과 그 주장이 사실로 확인되었다는 것은 구분해야 합니다. 이사회가 어떤 구체적인 사실과 자료를 검토하여 이러한 판단을 내렸는지 설명해 주십시오.

5. 당사자에게 소명과 이의제기의 기회를 주었습니까?

가입 불허 결정에 앞서 당사자에게 문제 삼는 내용과 근거를 알리고 설명할 기회를 제공하였습니까? 결정 이후 이의를 제기하거나 재심사를 요청할 절차도 안내하였습니까?

관련 법 조항과 이번 질의의 취지

한인회가 매니토바주 「The Corporations Act」에 따라 설립된 법인이라는 전제에서, 같은 법 제20조 제2항은 이사회 회의록과 결의 기록을 작성·보관하도록 규정하고 있습니다. 이번 결정의 근거가 되는 기록을 요청하는 이유입니다.

다만 기록의 보관 의무가 곧 모든 교민에게 회의록 전체를 공개해야 한다는 의미는 아닙니다. 따라서 공개 가능한 범위의 관련 기록이나 공식적인 확인을 요청합니다.

핵심은 문서의 외형보다 결정의 근거와 책임입니다.

누가 작성하고 승인했는지, 실제로 어떤 의결이 있었는지, 무엇을 근거로 한 사람의 가입을 거부했는지 명확히 설명해 주십시오.

교민의 회원 자격은 가볍게 다룰 문제가 아닙니다. 한인회는 이 통지서의 공식 발행 여부, 의결 근거, 판단 기준과 책임 주체를 분명히 밝혀주시기 바랍니다.

사실관계에 다른 설명이나 정정할 내용이 있다면 관련 자료와 함께 알려주시기 바랍니다.

법령 출처
Manitoba — The Corporations Act, C.C.S.M. c. C225
제20조 제2항
https://web2.gov.mb.ca/laws/statutes/ccsm/c225.php

Please Confirm Whether the Membership Refusal Notice Was Officially Issued and Provide the Basis for the Decision

I have reviewed the document entitled “Reasons for Refusing Membership” that was sent to Mr. Young-Seop Hong.

The document states that his membership application was rejected at a Board meeting on March 1, 2024, with all six directors voting against it. It is dated April 3, 2024, and bears the typed name “Jae-Kyung Kim, President of the Association” at the bottom.

However, the attached copy shows no signature of the President or any person responsible for preparing or verifying it, and no corporate seal. Although the attending directors are named, nothing identifies who prepared and approved the document.

This is an important decision concerning an individual’s membership. Should the Association not explain how the recipient can verify whether the notice accurately reflects the Association’s official position and the Board’s actual decision?

I ask the Association’s representatives the following questions.

1. Was this document officially issued by the Association?

Was this notice prepared and sent with the Association’s authorization? Who prepared and approved it, and what procedure was followed when issuing it?

2. Are there minutes and a resolution recording the refusal?

The document states that all six directors voted against the application. Please provide the minutes and resolution recording the matter considered, the grounds discussed and the decision made.

If parts contain personal or other information that cannot appropriately be disclosed, please provide a redacted copy of the relevant portions or a confirmation of the decision by an authorized representative.

3. Do the directors named in the document confirm its contents?

Do the directors listed as attending confirm that this notice accurately reflects the meeting’s proceedings and their respective positions?

4. What supports the finding that Mr. Hong damaged the Association’s reputation?

The notice refers both to the defamation lawsuit against Mr. Hong and to a finding that he damaged the Association’s reputation as reasons for refusing membership.

The filing of a lawsuit must be distinguished from a finding that its allegations have been established. Please explain what specific facts and supporting records the Board examined before reaching its conclusion.

5. Was Mr. Hong given an opportunity to respond or challenge the decision?

Before refusing his application, did the Association inform him of the concerns and supporting grounds and give him an opportunity to respond? After the decision, was he informed of any procedure for challenging it or requesting reconsideration?

Relevant Statutory Provision and the Purpose of This Inquiry

Assuming the Association is incorporated under Manitoba’s The Corporations Act, subsection 20(2) requires a corporation to prepare and maintain records containing minutes of Board meetings and directors’ resolutions. This is the basis for requesting the records supporting this decision.

However, the obligation to maintain records does not itself mean that complete Board minutes must be disclosed to every community member. Accordingly, I request the relevant records to the extent they can be disclosed, or official confirmation of their contents.

The central issue is the basis for the decision and accountability for it, rather than the document’s appearance.

Please clearly explain who prepared and approved the notice, what decision was actually made, and the grounds on which membership was refused.

A community member’s eligibility for membership should not be treated lightly. The Association should clearly identify whether this notice was officially issued, the supporting Board decision, the criteria applied and those responsible.

If any facts require correction or further explanation, please provide that information together with supporting records.

Statutory Source
Manitoba — The Corporations Act, C.C.S.M. c. C225
Subsection 20(2)
https://web2.gov.mb.ca/laws/statutes/ccsm/c225.php